Reisekosten oder Entfernungspauschale?
Die Entfernungspauschale (38 Cent ab km 1, einfache Strecke) gilt nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Wer im Außendienst dauerhaft wechselnde Kunden anfährt und keiner festen Betriebsstätte dauerhaft zugeordnet ist, hat steuerlich oft keine erste Tätigkeitsstätte. Dann gilt das Reisekostenrecht: Es werden 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer angesetzt — also Hin- und Rückfahrt. Das ist meist deutlich mehr als die einfache Entfernungspauschale.
Wann doch die Entfernungspauschale greift
Sobald der Arbeitgeber dich einer Niederlassung, einem Büro oder Lager dauerhaft zuordnet (§ 9 Abs. 4 EStG) — oder du dort typischerweise arbeitstäglich bzw. an zwei vollen Tagen pro Woche tätig wirst —, wird diese zur ersten Tätigkeitsstätte. Für die Fahrt dorthin gilt dann die Entfernungspauschale, für die anschließenden Kundenfahrten das Reisekostenrecht. Häufige Mischform: morgens ins Büro (Pauschale), dann zu Kunden (Reisekosten).
Verpflegungsmehraufwand und Erstattungen
Bei Auswärtstätigkeit kommt die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG hinzu: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei vollen 24 Stunden, je 14 € am An- und Abreisetag mehrtägiger Touren. Wichtig: Steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers (Kilometergeld, Spesen) mindern den selbst absetzbaren Betrag — doppelt geht nicht. Nutzt du einen Dienstwagen, sind Außendienstfahrten bereits mit der 1-%-Regel abgegolten; ein zusätzlicher Kilometerabzug entfällt.
Häufige Fragen
Bekomme ich im Außendienst die Pendlerpauschale oder Reisekosten?
Hast du keine erste Tätigkeitsstätte, gilt das Reisekostenrecht: 0,30 €/km für jede tatsächlich gefahrene Strecke (Hin- und Rückweg) plus Verpflegungspauschale. Die Entfernungspauschale (38 Cent, einfache Strecke) gilt nur für die Fahrt zu einer ersten Tätigkeitsstätte.
Was zählt als erste Tätigkeitsstätte im Außendienst?
Eine ortsfeste Einrichtung, der dich der Arbeitgeber dauerhaft zuordnet (§ 9 Abs. 4 EStG) oder an der du arbeitstäglich bzw. an zwei vollen Tagen pro Woche tätig bist. Reine Kundenbesuche begründen keine erste Tätigkeitsstätte.
Kann ich Hin- und Rückfahrt absetzen?
Im Reisekostenrecht ja: 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer, also für Hin- und Rückweg. Bei der Entfernungspauschale dagegen zählt nur die einfache Entfernung — dafür mit 38 Cent ab 2026.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, 28 € bei voller Abwesenheit von 24 Stunden, je 14 € am An- und Abreisetag (§ 9 Abs. 4a EStG).
Was, wenn der Arbeitgeber Fahrtkosten erstattet?
Steuerfreie Erstattungen (Kilometergeld, Spesen) werden gegengerechnet. Absetzbar ist nur der nicht erstattete Teil — eine Doppelbegünstigung ist ausgeschlossen.